A vállalkozói időgazdálkodás újragondolása

Gondolom, hozzám hasonlóan sok menedzsernek vagy vállalkozónak ismerős lehet a probléma, hogy szinte minden napja be van osztva a naptárjában és gyakorlatilag folyamatosan „szünetmentes business üzemmódban” van… A telefonján mindig elérhető, és az email fiókját is folyamatosan ellenőrzi.

Évek óta rengeteget tanulok és olvasok az időgazdálkodás témakörében, és oktatom azt coachingon, sőt szemináriumot is tartok róla. Szakembernek tartom magam a kérdést illetően, hisz jelentős mennyiségű információt tanultam meg az időnk és az életünk helyes kezeléséről az elmúlt években. Nagyon szeretem például S.Covey időgazdálkodási tippjeit, a sürgős-fontos mátrix-ot is, de az egyik legzseniálisabb vállalkozói időgazdálkodási rendszerre Dan Sullivan-nél bukkantam.

Az általa meghatározott siker alapelvek között szerepel ez a praktikus és egyszerű módszer az idő újra definiálásáról, amely napjaink egyik legkiválóbb vezetői időgazdálkodási eszköze.

Sullivan a hetet három részre osztja fel, három különböző típusú napra: ún. fókusz napra, puffer napra és szabad napra.

1. A Fókusz Napok:

ezeken a napokon az időnk legalább 80 %-át töltjük a szakterületünkkel, azokkal a feladatokkal, amelyek a bevételt hozzák a számunkra. Ezeken a napokon az ügyfeleiddel, vevőiddel foglalkozol, akár úgy, hogy személyesen találkozol velük, vagy telefonon, akár úgy, hogy azok problémáit oldod meg, az ügyeikkel tevékenykedsz. Ezek az ún. pénzcsináló napjaink. Ilyenkor tartom a coachingokat, a szemináriumokat,  végzek alkotói-, írói-, szerkesztői tevékenységeket, tartok webinárokat, rögzítek videotanításokat vagy találkozom az ügyfeleimmel, illetve felkészülök a velük való találkozásra. Ezeken a Fókusz napokon a munka oroszlánrészét tehát az említett tevékenységek teszik ki, így a szociális médiára, emailek megválaszolására, facebook posztok írására, blogok írására csak az időm maradékának 20 %ában kerítek sort.

Jelenleg 3 fókusz nap tartok hetente. Számomra a szerda, szombat és vasárnap erre a legalkalmasabbak.

1. A Puffer Napok:

A puffer napokon tervezzük meg a másik két típusú napunkat, a Fókusz napot és a Szabad napot. Végig gondoljuk, hogy a következő szabad napunkat kivel és, hogyan fogjuk tölteni, milyen programra megyünk el a családtagjainkkal, illetve mi lesz a következő fókusz napunkon a fő feladatunk.

Tölthetjük a napot tervezéssel, tanulással, önképzéssel, vagy erőforrásaink fejlesztésével, csapatunk tagjainak képzésével, feladatok delegálásával, projektek átbeszélésével, termékfejlesztéssel. A puffer napokon dolgozhatunk saját magunkon is, és a vállalkozásunkon, cégünkön is. Ide számítanak a külföldi szemináriumok is, amelyen részt veszünk, hogy ismereteinket bővítsük, de ide tartozik a rendrakás, rendszerezés is. Minden elfoglalt embernek felhalmozódnak a rendszerezésre váró, elintézetlen dolgai, legyenek azok pl. digitális vagy papír alapú fényképek, hivatalos iratok, csekkek, számlák, végrendelet elkészítése, biztosítások kezelése, vagy a számítógépeden tárolt digitális fájlok, mappák rendszerezése, üzleti megjelenéseddel, imázsoddal kapcsolatos tevékenységeid (szekrényeid, fiókjaid pakolása, fodrász, kozmetikus, autószerviz stb.) Tehát a puffer napokon rakjuk rendbe a vállalkozásunk és magánéletünk dolgait, mégpedig 3 területre összpontosítunk:

1. Rendszerezés, rendrakás, ügyintézés
2. Új képzések, új technikák, új könyvek elsajátítása

• Megtervezzük a delegálandó feladatainkat

Sullivan azt mondja, hogy negyedévente válasszunk ki egyet életünk rendezendő területéről, pl. Jogi dolgaink. És abban a negyedévben, a puffer napjainkra osszuk fel a jogi ügylettel kapcsolatos rendszerezési feladatainkat. A következő negyedévben lehet ilyen terület pl. a családi fotóalbumok rendezése stb.

Én jelenleg két puffer napot tartok hetente, a keddet és a csütörtököt neveztem ki annak.

1. A Szabad Napok:

A szabad napok valóságos felüdülést jelentenek a számomra, mióta bevezettem ezt a rendszert az életembe. Korábban egybefolytak a hetek, sosem tudtam előre, hogy mikor tudok pihenni egyet, sőt, nem is nagyon emlékszem olyan napra, amikor igazán ki tudtam kapcsolódni és le tudtam tenni a munkával kapcsolatos terheket, kétségeket. Sokszor kimerültem, és általában két-három havonta volt egy olyan napom, hogy amikor hazaértem, és le akartam pihenni néhány percre a szobámban, akkor úgy, ahogy voltam ruhástól, elaludtam és csak másnap tértem magamhoz. Ezeket az ájulásokkal tarkított kimerüléseket a szervezetem hozta létre, mert addigra kimerítettem valamennyi energiatartalékomat, így kénytelen voltam voltam a végkimerültségemben félájultan aludni.

Mindannyian tudjuk magunkról, hogy amikor fáradtak vagyunk és félgőzzel működünk, sokszor akadozik a munkánk, nehezebben hozunk meg döntéseket, tovább rágódunk a gondjainkon vagy sokkal több ideig tart, amíg egy feladatot megcsinálunk, mintha mindezt friss elmével tennénk.

A Szabad Nap éjféltől éjfélig tart, így a teljes 24 órát átöleli. Ezeken a napokon semmi munkával kapcsolatos dolgot nem csinálhatunk. Ez azt jelenti, hogy:

Nincs semmilyen munkával kapcsolatos e-mail.

Nincs ügyféltalálkozó vagy telefon, még ha kérik, akkor sem.

Nem gondolkodunk a munkán.

A szabad napokon nem olvasunk üzleti típusú közösségi média híreket, posztokat, blogokat, nem ellenőrizzük az e-maileket és úgy általában véve távol maradunk a számítógéptől. Ha mégis leülnénk a géphez, akkor csak a kikapcsolódással kapcsolatos olvasmányok, játékok, filmek kedvéért tesszük.

Mikkel érdemes tölteni a következő szabad napodat?

Minél több időt együtt lenni a családtagokkal vagy barátokkal.

Főzni együtt vagy elmenni a családtagokkal, barátokkal egy közös ebédre, vacsorára, sétálni, moziba vagy színházba, meccsre stb.

Olvasni a magazinokat és a könyveket.

Személyes fejlődési anyagokat hallgatni.

Vásárolni menni, beülni egy cukrászdába, kényeztetni magunkat, wellnessezni, sportolni, masszázsra, szoláriumba menni stb.

Ezen a napon ezt mind meg szabad tenni! Ez a mi napunk!

A hagyományos hétvégi napok, így a szombat és vasárnap a legtöbbször nem szabadok jelenleg a számomra, mert azokon tartom az élő rendezvényeimet. Ha még sincs azon a napon szeminárium vagy konferencia, akkor igyekszem a legszabadabbá tenni őket.

Szóval mi is a helyzet valójában a szombat – vasárnappal?

A szombatok és a vasárnapok ún. hibrid napokká váltak az életemben: lehetnek akár fókusz / puffer / szabad napok is.

A cél – Minél több Szabad Nap és Fókusz Nap, és minél kevesebb Puffer Nap

Végső soron a cél az, hogy minél több Szabad és Fókusz napunk legyen. Sullivan azt ajánlja, hogy 130-150 Szabad napunk legyen egy évben, hogy az alkotó energiánk töretlen maradjon.

Elég jól csinálom most, hiszen általában heti 3 Fókusz napom, 2 Szabad napom, és 2 Puffer napom van.

Honnan tudom, hogy éppen melyik napom van?

Mindennek az alapja a naptár, és a tervezés. A tervezőmben minden napomnak a tetején létrehozok egy egész napra szóló bejegyzést és adott színnel jelölöm meg a napomat. (Piros – Fókusz, kék – Puffer, zöld – Szabad) Aztán minden napnak nevet is adok, annak megfelelően, hogy melyik kategóriába tartozik. Végül igyekszem úgy ragaszkodni a menetrendhez, mint a kutya a csontjához. Nincs semmi más titok.

Amennyiben vannak időgazdálkodással kapcsolatos dilemmáid, netán életed más területén szeretnél szakmai támogatást, személyes vagy csoportos coachingot igénybe venni, úgy keress a gyurabarbara@lifechanger.hu emailcímen, vagy nézd meg a facebook oldalon eseményként létrehozott ingyenes és fizetős szemináriumainkat!

Közelgő szemináriumok: Paradigma Váltás, Győztes Énkép (önbizalom-fejlesztő), Könyvíró tréning, Gondolkodj Eredményesen személyiségfejlesztő program, Álomtabló készítés, A Titok, és ami mögötte van.

Gyura Barbara

Lifecoach, Sikercoach, író

Bob Proctor Konzultáns